最終更新日：2024/04/13

会議やインタビューに関する情報をテキストで簡潔にまとめ、内容を分かりやすく伝えることは大切なことです。しかし人手による要約作業は手間や時間がかかり、業務の負担となる場合もあります。そこで要約を自動で作成するAIツールを使うこともおすすめです。長文をあっという間にまとめることができ、議事録や記事の作成時間を短縮して業務効率化をサポートします。本記事では文章要約AIツールの活用方法や、やり方、気をつけたいポイントについてご紹介します。

目次

AIツールを活用すれば、文章の重要な部分を自動的にピックアップし、整理された情報として要約文を作成することができます。また要約文のテンプレートも用意されているので、会議の議事録作成やインタビュー記事作成など、用途に合わせて最適な要約をすることが可能です。ここでは、AIによる自動要約機能の活用方法を2つご紹介します。

会議では参加者が発言した内容や議題に関する情報を把握するのに、かなりの時間を要することがあります。AIによる自動要約を活用することで、タスクの洗い出しや決定事項を抜き出し、会議の要点を簡潔にまとめることができます。これにより議事録作成の手間や時間を削減することが可能です。また会議終了後すぐに会議の内容を共有することができるので、スピーディーな戦略実行につながります。

長い文章の情報が端的にまとめられているので、短時間で必要な情報を収集することができます。例えば顧客対応において、問い合わせに関する情報を効率的に理解・共有したい場合に役立ちます。会話の記録などの情報源から重要なポイントを素早く抽出することで、確認すべき点や行動が必要な事項を把握しやすくなります。これにより、サポート担当者や営業担当者が迅速に対応できるようになり、応対品質の向上につなげることができます。

それでは実際に「Rimo Voice」で要約機能を使ってみましょう。今回はウェビナーの動画ファイルから要約します。

大枠では以下が要約を作成する流れです。

Rimo Voiceに音声・動画ファイルをアップロードして、文字起こし ↓ AIテンプレートを選択して要約

まず要約機能を利用するために、要約の設定をオンにします。 https://rimo.app/settings/summary から設定を変更することができます。

デフォルトの設定ではノートごとに手動で要約を生成できるようになっていますが、アップロードと同時に文字起こしをできるような設定にも変更できます 。

Rimo Voiceにログインし、 「ファイルをアップロード」もしくは「アップロード」をクリックします。

「ファイルを選択」もしくは「Drag & Drop」でファイル選択フィールドから、文字起こしをしたいファイルをアップロードします。アップロード後、音声認識の解析が始まり、解析が完了すると文字起こしのテキストが表示されます。

音声認識の解析が完了し、文字起こしができたら要約のテンプレートを適用します。

今回の内容はウェビナーなので、「会話のまとめ」を選択します。 （選択したテンプレートで要約を作成したあとでも、別のテンプレートに変更することは可能です）

AIが話題ごとに見出しを作成し、各見出しに関する要約を表示します。

要約の部分をクリックすることで、生成された要約を編集することができます。

ページ右上にある「共有」のボタンを押すと、文字起こしと要約内容をシェアすることができます。ミーティング後に要約を生成したあと、Rimo Voiceを使用しているメンバー間で共有したり、共有リンクを取得してSlackなどメッセージツールで送信することができます。

文章を要約する際に便利なAIツールですが、注意点もあります。有効活用するためにも、以下2点をチェックすることをおすすめします。

ビジネスで利用する場合、自社のセキュリティ方針に適しているか確認が必要です。AIツールがどのようなセキュリティ対策を講じているのか、利用する前に必ず確認しましょう。

なおRimo Voiceでは要約作成にあたり、OpenAI社の提供する機能を使用しています。そのため、要約を作成する際にOpenAIのサーバーに文字起こし内容が送信されます。要約を作成する際は、このことをご了承いただき利用してください。 また弊社はお客様データのプライバシー保護に最大限の配慮をしており、データ送信の際は暗号化するとともに、OpenAIでの再学習には使用されないような設定をしています。OpenAIに送信されたデータは30日で削除されます。 セキュリティに関する詳細については、セキュリティホワイトペーパー をご参照ください。

AIツールでの要約は完璧に作成できるものではないため、最終確認は人の目で行うことが必要です。AIは膨大なテキストデータから学習しますが、完全な情報を持っているわけではありません。したがって、間違った情報を生成したり誤った関連性を見出して、うまく要約できない可能性があります。そのため生成された要約文を読んで、正しい情報が使われているか、文章が不自然ではないかなど確認することをおすすめします。

なおRimo Voiceは要約の際に手動で作成したセクションを、要約の範囲として参照することができます。「自動作成される要約の章立てが理想と異なる...」と感じる場合でも、要約精度を上げることが可能です。

Rimo Voiceは長時間の会議・インタビューでも、AIが簡単に文字起こしと要約を作成します。人間が行うとかなりの時間がかかる文字起こしを完全自動化でき、1時間程度の音声データの場合、アップロードから文字起こし完了まで約5分で完了します。文字起こしの際には「えー」「あー」といった言葉や余計な音を除去し、きれいな日本語に自動的に整えるので、読みやすい文章ができあがります。

また自動要約機能では文字起こし結果から要点を自動的にピックアップし、テンプレートに沿った要約を生成します。会議の議事録作成や記事のまとめなど、用途に合わせて最適な要約が可能です。

セキュリティ認証であるISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）の国際規格「ISO/IEC 27001」と「ISO/IEC 27017」を取得しており、法人でも安心して使えることもRimo Voiceの魅力です。

会議やインタビュー等の文字起こし・要約にお困りの方は、ぜひRimo Voiceを使ってみてください。